规章制度
 
   
实验室及设备档案管理和基本信息统计上报制度
发布人:系统管理员  发布时间:2012-09-25   动态浏览次数:1083

杭州电子科技大学

实验室及设备档案管理和基本信息统计上报制度

第一章 实验室档案管理制度

第一条 实验室工作档案管理的对象。凡属经学校正式批准建制的实验室,在其建设、改革与固定资产设备使用中涉及的国家及主管部委、省、市政府有关法规、文件;学校有关文件、管理制度、重要技术资料(含实验室发展情况与大型精密贵重设备资料)均需分类建立实验室工作档案。根据学校档案工作的统一管理要求,除校档案室已直接立卷管理项目外,实验室与设备管理处、各实验教学中心、各实验室应分别建立相应的实验室工作档案。

第二条 实验室工作立卷归档的内容

一、实验室及设备管理工作法规、制度文件卷:

1、国家及国家教育部与各部委、市教委有关实验室工作的法规文件;

2、学校有关实验室发展建设与改革等文件;

3、实验室建制审批(含实验室建立、合并、调整、撤消等)文件;

4、实验室管理的各项规章制度;

5、实验室建设发展规划;

6、实验室年度工作总结及实验室内工作人员考核表等。

二、以学校名义向上级部门定期或不定期报出的实验室工作的各种报告、报表或数据卷:

1、实验室基本情况类

(1)学校各实验室任务及使用人员情况学年度数据传送数据与报表;

(2)学校实验项目学年度数据传送数据与报表;

(3)学校专职实验室工作人员学年度数据传送数据与报表;

(4)学校基础课教学实验室基本情况学年度数据传送数据与报表。

2、设备管理类

(1)学校各实验室教学科研仪器设备年度数据传送数据与报表(单价为800元及其以上之设备);

(2)学校各实验室教学科研仪器设备增减情况传送数据与报表;

(3)学校各实验室教学、科研精密贵重仪器设备年度使用情况数据传送数据与报表(单台(套)价为10万元及其以上之设备)。

3、实验室管理卷:

(1)实验室环境条件的增扩与实验室改革方案文件;实验室工作的考核评估;实验室工作人员及其变更情况;实验室管理方面的重要实施细则;实验室主任工作守则与工作人员岗位责任制等;

(2)仪器设备固定资产卡片(按单位与设备编号排序);

(3)大型精密贵重仪器设备技术档案。大型精密贵重仪器设备档案管理,应包括每台仪器设备申购时的可行性论证报告、订货合同、装箱单、使用说明书、技术资料、验收报告及其履历本、降等降级报告和仪器设备的报损报废等资料(其中使用说明书和技术资料经校档案室建档后可由实验室借用保管)。

4、实验教学管理卷:

(1) 实验教学大纲、教材、讲义、实验指导书;

(2) 每学年度实验教学计划安排表;

(3) 实验题目(项目)的更新、改造与淘汰等资料;

(4) 实验教学课、题目(项目)卡片(统一建立实验项目库)。

第三条 档案的查阅与管理办法

1、实验室与设备管理处负责职能范围内有关实验室工作档案管理;

2、各实验室每学年度或每年度应按要求按时上报有关归档资料;

3、单位或个人因工作需要查阅或借用有关档案资料者,均按学校档案管理的有关规定办理查阅或借用手续并按时归还;

4、档案资料原则上应保留原件,特殊情况经主管处领导批准后可使用复印件。

第二章 设备档案管理制度

第四条 为了提高学校仪器设备档案的质量和管理水平,充分发挥仪器设备档案在设备管理中的作用,特制定本制度。

第五条 仪器设备档案(以下简称设备档案)是指仪器设备在购置、验收、调试、使用、维修、改造及报废等过程中形成的具有保存利用价值的各种原始记录、原始凭证及技术资料。

第六条 设备档案管理担负着设备档案资料的记录、收集、整理、归档、统计及提供利用的任务。设备档案管理工作必须纳入学校设备管理工作中,与设备采购、设备管理等工作紧密结合,确保设备档案完整、准确、系统和安全。设备档案管理工作应作为学校设备管理部门的职责之一。

第七条 设备档案主要分为文书档案和技术档案两类。技术档案指仪器设备的全套随机资料,含使用说明书、图纸、线路图、合格证、装箱单等,仪器设备的技术档案主要由使用部门负责保管,使用部门应有专人负责技术档案的保管,保管人员发生变动,应及时移交技术档案。文书档案主要指仪器设备在采购、入库、使用、维修、报废等过程中形成的一些档案材料,文书档案主要由实验室与设备管理处(简称设备处)负责,设备处应专门指定人员负责文书档案的管理工作。

第八条 购买仪器设备主要有公开招标和询标两种方式。

1、招标方式采购仪器设备的档案资料包括:

1)已审批用户部门的仪器设备申购计划(或实验室建设任务书);

2)招标文件;

3)开标纪录;

4)投标文件(正本);

5)投标结果汇总表;

6)评标决标纪录;

7)合同;

8)合同执行过程中的变更的有关材料(需有用户单位、设备处与中标厂商三方的签字);

9)设备验收记录及有关材料;

2、询标采购的档案资料包括:

1)已审批用户部门的仪器设备购置申请单;

2)设备处形成的仪器设备采购询标单;

3)各个供货商的报价单传真件;

4)评标决标结果;

5)合同。

6)合同执行过程中的变更的有关材料(需有用户单位、设备处与中标厂商三方的签字);

7)设备验收记录及有关材料;

第九条 设备处的档案员,负责设备档案的收集、整理、归档、统计及提供利用等工作。设备档案内的文件材料,要按时间先后排列好,用铅笔编写页号,凡有文字的页面,均可以编号,正面编在右上角,背面写在左上角,然后填写好卷内目录存档。

第十条 设备档案应做到完整安全、存放有序、查找方便,不得随意堆放,严防毁坏和散失。

第十一条 设备档案的原件一般不外借,如因特殊需要,必须借用时,应办理借阅手续,机密、特别重要的档案还需设备处的领导批准,借用人要妥善保管借出去的档案资料,不得毁坏和遗失,按期归还,如有损坏、遗失,由借用人负责。

 

第二章  基本信息统计上报制度

第十二条 实验室基本信息是实验室建设的具体体现,是实验室现状、实力的综合反映,各实验室应重视实验室基本信息统计工作。

第十三条 各学院应有一名同志负责(或兼管)实验室基本信息统计工作,人员应保持相对稳定,并上报实验室主管部门。

第十四条 实验室基本信息收集、整理、汇总后应于每学期末报实验室主管部门,实验室主管部门同时协助进行,以保证信息的连续性、全面性、正确性。

第十五条 实验室基本信息包括以下放内容:

1.公用仪器和专用仪器的增减变动情况。

2.实验室公用和专用仪器的配套情况(包括应配台件和缺少台件)。

3.实验材料、一次性消耗材料增减变动情况。

4.实验人员增减、职称评聘、发表论文著作、成果奖励等情况。

5.实验室教学任务及完成量包括每学期应开实验项目个数、名称、人时数(按实验者类别不同计算)、实际开出情况等。

6.科研任务包括承担课题项目数和时数。

7.社会服务包括项目数和时数。

第十六条 实验室主管部门负责有关实验室上级来文、学校发文的收集、整理,学校有关实验室建设、制度、方案等方面文件、数据、资料信息的收集、汇总、存档工作。

第四章 附    则

第十七条 本制度自公布之日起试行。

第十八条 本制度的解释权归实验室及设备管理处。

 

(二零零五年七月修订)